社内の情報共有やコミュニケーションに欠かせないツールとなってきたグループウエア。今回はその機能と導入の効果、気をつけたい点などをご紹介します。
目次
グループウエアとは？
グループウエアとは、社内スケジュールや進行中のプロジェクトの管理などを一括で行うITツールです。社内サーバーを利用したオンプレミス型とインターネット環境があればどこからでもアクセスできるクラウド型があります。導入に時間が掛からず初期費用も抑えられるクラウド型が主流と言えます。
主な機能は？
グループウエアの主な機能はどんなものがあるのでしょうか。
スケジュール管理
それぞれが入力した予定を他のメンバーと共有することが出来ます。カレンダー画面を確認するだけで各メンバーのスケジュールを把握し、業務管理がしやすくなります。
プロジェクト管理
プロジェクト毎の進捗管理やメンバーのスケジュール管理が出来ます。それぞれのタスクや状況を共有することでプロジェクト全体の効率化に繋がります。
ファイル管理
プロジェクトや部門毎にデータを管理共有できます。クラウド上で管理するのでどこからでもデータにアクセスが可能です。
経費管理
経費精算の申請・承認なども行うことが出来ます。スマホで撮影した写真で申請できたり、煩雑な作業が大幅に減るので効率的です。
社内コミュニケーション
メンバー間で簡単にメッセージのやり取りが出来ます。履歴も残るので後から情報の確認をすることも可能です。
導入の効果と気をつけたいこと
このように社内の効率化や活性化に繋がるツールですが、機能が多い分、注意すべき点もあります。
グループウエア導入のメリット
- 情報共有が簡単
- コミュニケーションが取りやすい
- ペーパーレス化に貢献
- リモートワーク
など
グループウエア導入のデメリット
・ランニングコスト
・社員に浸透しなかった
・セキュリティが心配
など
まとめ
情報共有、お互いの意思疎通、状況確認など社内コミュニケーションの活性化のために導入したいグループウエア。試用期間を設けるなどして、コスト面や社内で必要な機能などをよく検討するのが良いでしょう。
