社内の業務連絡はどのようなツールを使っていますか？
近年はビジネスチャットというものを導入する企業が多くなってきています。
そんなビジネスチャットの代表格のChatworkをご紹介いたします。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは社内のコミュニケーションツールです。メジャーなものだとChatworkやSlackが挙げられます。
個人でよくつかわれるLINEのようなものですが、ビジネスで使う機能面やセキュリティを鑑みると社内業務でビジネスチャットを使用するのがおすすめです。社員がLINEをビジネスで使うのを嫌うことも考えるとやはりビジネスチャットは不可欠になっています。
導入の数字を見てみると、アメリカでは60%を越えています。日本国内をみると30%に満たない状況です。
テレワークではとても有効なツールなので、今回のコロナ禍のテレワーク導入でもう少し数字は挙がっているかもしれません。
【総務省WEBサイト】
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html
Chatwork導入のメリット
- メールとは大きく異なる
ビジネスマナー的にメールだと、名を名乗る→挨拶→本題という一連の流れがありました。
ビジネスチャットではそいった流れを省いて、すぐに本題に入り要件だけを相手に伝達することができる。 - 画像やファイルデータも同様に送ることができる。
- 取引先やクライアントとグループを作り情報共有の迅速化を図ることが出来ます。
- おまけ機能としてデスクトップ共有機能があります。こちらが意外と使い勝手がよく、PCの画面を見ながら説明したい時にサクッと画面共有ができるので便利です。
- タスク機能
→メッセージに対して、期限や担当を設定してタスク化することができます。グループ内での業務管理としても使える機能です。
社内導入ポイント
- 導入目的を明確にしておくこと
→チャットツールが便利だとはいってもまだまだメールでということもあります。既存ツールとの使い分けを明確にしておくことがポイントになります。 - 機能の把握
→これまで使ったことのないツールを導入するとどうしても見落としなどのミスが起きてしまいます。
まとめ
チャットツールは社内ITツールとして今後の立ち位置は重要なツールとなるでしょう。
ただ新規で社内に導入しようとした場合、既存ツールとの使い分けを明確にして導入期間を設けて徐々に浸透させていく段取りが必要です。
チャットツールのおすすめはChatworkですが、その他SlackやMicrosoft Teams等々ありますので、自社に向いているツールを選定されることをおすすめいたします。