組織に属していると「報連相」という言葉が定期的に出てきます。
ちょっと大きな組織に属すと、社内の壁や廊下・階段に「報連相」が張り出されたりしています。
新入社員研修などでも、報連相とPDCAと5Sがセットで出てきます。
今回は管理者目線での報連相を深堀りしてみようと思います。
起業したてで、少人数組織でも報連相は重要です。
報連相の基本
①報告
ビジネスで発生した案件・事案を共有するために報告をします。
具体的に言うと日報や報告書・議事録などがそれにあたります。
ビジネス上の【過去】を共有するということ。
②連絡
ビジネスにおける変更や修正についての共有です。
社内メールやチャットツールで連絡することが多いかと思います。
ビジネス上の【変化】を共有するということ。
③相談
ビジネスで発生したトラブルに対応するための共有です。
クライアントからのクレーム・業務上のミスなどどちらかというとネガティブな内容の共有です。
【問題解決】を共有するということ。
報連相を習慣するべき理由
報連相ができていないということは、つまり社内の情報共有ができていないということだ。
時間・コスト・コミュニケーションどの側面から見ても、マイナスでしかない。
- 情報共有ができていれば、仕事が効率よくなる。
たとえばプロジェクト途中で、事前にわかっていた情報がでてきたら、そのプロジェクトは修正が必要となる。 - 情報共有ができていれば、上司は部下に的確な指示ができる。
部下は上司の指示に安心して取り組むことができる。 - 情報共有ができれいれば、起きてしまったトラブルに即時対応できる。
時間的猶予が生まれ、初期対応ができる。
報連相を実現するために
報連相が習慣化していない理由は…
- 報連相が社内文化になっていない
-
報連相が業務負担になっている
-
リーダに報連相の意識がない
どれも中小企業ではイメージしやすい項目だと思います。
報連相も一定の訓練と経験が必要です。
報連相すべき事案なのか、そうでないのかの判断は、一定の経験値を必要とします。
なんども部下から、必要のない報告がはいると、上司は報連相を面倒だと感じます。
ただ、繰り返しますが、報連相には一定の経験値が必要です。
上司は部下の報連相に繰り返し対応し、指導する必要があります。
理想的な報連相をめざして
報連相で重要なのでが【タイミング】と【正確性】にあります。
- 適切なタイミングで報連相を実行する。
- 正確な情報を報連相する。
例えば、日報を業務中に記入提出したら、それは適切なタイミングとは言えません。
業務終了直後に提出するのが適切なタイミングと言えます。
取引先との変更連絡が来たら、即座にその内容を把握して、連絡するのが適切かつ正確と言えます。
トラブルが発生した直後に、情報を収集できていないのに、相談しても上司は対応できません。
情報収集して正確な情報を元に、即座に相談するのが、適切かつ正確です。
まとめ
ビジネスにおける報連相は、社内の習慣とするメリットが多いです。
リーダーが部下の経験値を上げるように指導することで、報連相が社内文化として根付いていきます。
報連相は【タイミング】と【正確性】を意識して取り組む。
社内クラウドツール（チャットツール・グループウェア）を活用して、報連相をIT化する取り組みも必要でしょう。